Condiciones

URBAINVEST HOLDING S.A.S Y SUS EMPRESAS CONTROLADAS, están comprometidas con el respeto y promoción del derecho de hábeas data o autodeterminación informativa, por lo tanto por medio del presente le indican que realizarán tratamiento de sus datos personales consistente en recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, reportar, procesar, emplear, evaluar, analizar, confirmar, actualizar y suprimir, bajo estándares de confidencialidad, seguridad, transparencia, veracidad, temporalidad, acceso y circulación restringida, de conformidad con las disposiciones normativas y en el marco de su objeto social para fines administrativos, operativos, estadísticos, comerciales y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro del mismo.

De acuerdo a la normativa sobre hábeas data, sus derechos como titular de los datos personales, son: i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; ii) solicitar prueba de la autorización otorgada; iii) ser informado -previa solicitud-, acerca del uso que se le ha dado a sus datos personales; iv) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando así lo desee, siempre y cuando no exista obligación de carácter legal o contractual que lo impida o en aquellos eventos en que no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; v) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando no se resuelvan sus consultas, reclamos y solicitudes en los términos establecidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales o en el ordenamiento jurídico y, vi) acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido o sean objeto de tratamiento, previa solicitud, de conformidad con lo establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales de URBAINVEST HOLDING S.A.S y la ley.

Aunado a lo anterior, se comunica a los titulares de los datos personales que tienen la facultad abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos de carácter sensible y que el inicio de una relación jurídica o la prestación de un servicio no puede supeditarse al suministro de aquellos.

Por último, URBAINVEST HOLDING S.A.S informa que ha dispuesto canales para que los titulares ejerzan sus derechos, los cuales se encuentran descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible para su consulta en Clic Acá. A continuación podrá verificar, de acuerdo con cada grupo de interés, las finalidades del tratamiento de información personal: Integrantes de la asamblea general de accionistas. Aspirantes a empleados. Trabajadores. Ex trabajadores y pensionados. Practicantes universitarios y aprendices. Proveedores y contratistas. Usuarios de los portales web. Visitantes. Peticionarios y usuarios de los canales de atención. Menores de edad. Clientes

Integrantes de asamblea general de accionistas.
1. Realizar la convocatoria y llevar control de las reuniones.
2. Suministrar información a terceros con los que se entablen relaciones jurídicas o comerciales.
3. Contactarle y enviarle correspondencia y notificaciones.
4. Tratar los datos en publicaciones propias o de terceros a través de medios impresos, audio, online y cualquier otro conocido o por conocer.
5. Consultar la información registrada en otras bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada, nacional o internacional.
6. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.
7. Realizar los registros contables que reflejen los hechos económicos de la operación empresarial.

Aspirantes a empleados.
1. Verificar que el perfil se ajuste al cargo a proveer.
2. Confirmar la información y asegurar la confiabilidad de los datos suministrados por el aspirante.
3. Llevar una relación histórica de los aspirantes a empleados.
4. Realizar las evaluaciones técnicas y psico-técnicas.
5. Contactarle y enviarle correspondencia, notificaciones, información sobre actividades, productos y/o servicios empresariales.
6. Consultar la información del titular registrada en otras bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada, nacional o internacional.
7. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.

Trabajadores
1. Cumplir con los deberes de ley y los que se derivan del contrato de trabajo.
2. Realizar la afiliación y trámites correspondientes a la seguridad social integral.
3. Determinar las condiciones de salud en las que ingresa y se retira un trabajador.
4. Registrar su asistencia, participación y llevar control de las actividades empresariales que se desarrollen.
5. Evaluar el desempeño laboral y competencias.
6. Realizar el pago de salarios, prestaciones y beneficios extralegales no constitutivos de salario.
7. Tramitar las novedades del personal (renuncias, permisos, licencias, incapacidades, ingresos, egresos y vacaciones).
8. Expedir certificaciones y confirmar referencias.
9. Tramitar y autorizar comisiones.
10. Gestionar anticipos, retenciones, deducciones o compensaciones aurotizada por el trabajador o la ley.
11. Gestionar la inscripción o matrícula en cursos y programas académicos.
12. Gestionar la asignación de claves personales para hacer uso de los servicios y herramientas tecnológicas.
13. Adelantar los trámites correspondientes a la gestión, validación y pago de pólizas de seguro.
14. Suministrar la información a terceros con los que se vaya a entablar relaciones jurídicas, en los casos en que el trabajador actúa como representante del empleador o para acreditar la idoneidad del personal que se designará.
15. Otorgar poderes generales o especiales para el desarrollo de actividades específicas.
16. Llevar una relación histórica de los trabajadores.
17. Realizar el estudio de segurid
ad, adelantar las pruebas técnicas y psicotécnicas.
18. Adelantar los procesos disciplinarios.
19. Remitir información sobre actividades, productos y/o servicios empresariales.
20. Tratar los datos en publicaciones propias o de terceros a través de medios impresos, audio, online, móviles y cualquier otro conocido o por conocer.
21. Consultar la información registrada en otras bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada, nacional o internacional.
22. En caso de existir obligaciones crediticias, ejercer las acciones que protejan la acreencia y hacer reportes a operadores de información.
23. Realizar los registros contables que reflejen los hechos económicos de la operación empresarial.
24. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.

Ex trabajadores y pensionados
1. Llevar un registro histórico de los ex trabajadores y las condiciones de su vinculación y retiro.
2. Expedir certificaciones sobre la vinculación laboral.
3. En caso de existir obligaciones crediticias, ejercer las acciones que protejan las acreencias y hacer reportes a operadores de información.
4. Contactarle y enviarle correspondencia y notificaciones.
5. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.
6. Realizar los registros contables que reflejen los hechos económicos de la operación empresarial.

Practicantes universitarios y aprendices
1. Cumplir con los deberes de ley y los que se deriven del convenio o contrato.
2. Realizar el pago del apoyo de sostenimiento mediante transferencias electrónicas o cualquier otro medio de pago.
3. Expedir certificaciones.
4. Realizar la evaluación de la práctica empresarial o contrato de aprendizaje.
5. Gestionar la asignación de una clave personal para hacer uso de los servicios y herramientas tecnológicas.
6. Llevar una relación histórica de los practicantes y aprendices.
7. Contactarle y enviarle correspondencia y notificaciones.
8. Tratar los datos en publicaciones propias o de terceros a través de medios impresos, audio, online, móviles y cualquier otro conocido o por conocer.
9. Consultar la información registrada en otras bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada, nacional o internacional.
10. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.
11. Realizar los registros contables que reflejen los hechos económicos de la operación empresarial.

Proveedores y contratistas
1. Ejecutar el objeto del contrato u orden.
2. Llevar un registro histórico y un control de los contratos y órdenes de servicio.
3. Contactarle y enviarle correspondencia, notificaciones, remitir información sobre actividades, productos y/o servicios.
4. Realizar estudios de mercado, estadísticas y encuestas.
5. Tratar los datos en publicaciones propias o de terceros a través de medios impresos, audio, online, móviles y cualquier otro conocido o por conocer.
6. Consultar la información del titular registrada en otras bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada, nacional o internacional.
7. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.
8. Realizar los registros contables que reflejen las hechos económicos de la operación empresarial.
9. Tratar la información comercial y de contacto con terceros para procesos comerciales.

Usuarios del portal web
1. Registrar como usuarios a las personas que hacen uso del portal web empresarial.
2. Enviar información con base en las solicitudes realizadas por el usuario.
3. Usar cookies, web beacons, clear gifs o tecnologías similares o asimilables.
4. Almacenar las preferencias de navegación del usuario.
5. Recopilar información estadística y activar funcionalidades técnicas.
6. Cuantificar el número de visitantes y analizar estadísticamente la utilización que hacen los usuarios de los servicios web.
7. Conocer la localización geográfica del computador, smartphone, tableta o televisión conectada.
8. Enviar correspondencia y notificaciones.
9. Remitir información sobre actividades, productos y/o servicios.
10. Consultar la información del titular registrada en otras bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada, nacional o internacional.
11. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.

Visitantes
1. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.

Peticionarios y usuarios de los canales de atención.
1. Asignar formalmente las solicitudes recibidas, coordinar su atención y brindar la información necesaria de acuerdo con el tipo de solicitud.
2. Radicar la gestión realizada en el sistema de archivo y correspondencia.
3. Contactar al titular de los datos personales y enviar correspondencia y notificaciones.
4. Consultar la información del titular registrada en otras bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada, nacional o internacional.
5. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.
6. Realizar los registros contables que reflejen los hechos económicos de la operación de LA EMPRESA.

Menores de edad
1. Inscribir y desarrollar directamente o a través de terceros actividades recreativas o educativas.
2. Utilizar la imagen para generar notas o videos y publicarlos en distintos medios en los que se destaquen las actividades y servicios empresariales.
3. Registrarlos como beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social Integral y empresas de aseguramiento.
4. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades, nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.

Clientes
1. Remitir información comercial, publicitaria o promocional sobre actividades, productos, servicios y/o eventos a través de los canales o medios que se establezcan para tal fin.
2. Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales contraídas entre las partes.
3. Informar acerca del estado de cumplimiento de sus obligaciones y del estado de cartera de las mismas.
4. Realizar estudios sobre el comportamiento de la actividad inmobiliaria y de la economia en general.
5. Realizar los registros contables que reflejen los hechos económicos de la operación empresarial.
6. Atender requerimientos y adelantar trámites ante autoridades nacionales o internacionales, en cumplimiento de mandatos legales.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES URBAINVEST HOLDING S.A.S.
Artículo 1. Objeto. URBAINVEST HOLDING S.A.S. en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales1 que rigen la protección de datos personales2 , adopta la presente política para realizar su tratamiento, a fin de garantizar que los titulares puedan conocer, incluir, actualizar, rectificar y excluir la información que sobre ellos se hayan recopilado previa autorización otorgada al respecto, en bases de datos o archivos de URBAINVEST HOLDING S.A.S. y de sus empresas subordinadas.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Los procedimientos y directrices establecidos en esta política se aplicarán al tratamiento de cualquier base de datos o archivos creados, administrados y/o custodiados por URBAINVEST HOLDING S.A.S., y sus empresas controladas ya sea como responsables o encargadas del tratamiento.

La situación de control de URBAINVEST HOLDING S.A.S., respecto sus subordinadas fue declarada ante la Cámara de Comercio de la matriz y las subordinadas, y se encuentra debidamente registrada. Sin perjuicio de lo anterior, esta Política aplicará a cualquier compañía que por cumplir con los presupuestos de ley pertenezca al Grupo Empresarial, sin importar si dicho hecho ha sido declarado ante la(s) Cámara(s) de Comercio correspondiente(s).

Parágrafo. De igual manera, esta Política será aplicable a todos los destinatarios previstos en el artículo siguiente.

Artículo 3. Destinatarios. La presente Política es de obligatorio cumplimiento para:
a. El representante legal y los miembros de Asamblea General de Accionistas de URBAINVEST HOLDING S.A.S. y de sus empresas subordinadas.
b. Todos los trabajadores dependientes de URBAINVEST HOLDING S.A.S. y de sus empresas subordinadas.
c. Personas naturales o jurídicas vinculadas con URBAINVEST HOLDING S.A.S. o con sus empresas subordinadas, a través de cualquiera de las modalidades contractuales previstas en la ley colombiana.

Artículo 4. Definiciones. Para efectos de esta política se entiende por:
a. Área: Dependencia que integra la estructura administrativa de URBAINVEST HOLDING S.A.S. o de sus empresas subordinadas. Cuando en esta Política se imponga una obligación a un área o se solicite contactarla, se entiende que aquella se impone o se solicita al jefe de cada área o quien haga sus veces.
b. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
c. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por URBAINVEST HOLDING S.A.S. o de sus empresas subordinadas, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
d. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
e. Bases de datos automatizadas: Aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas y/o tecnológicas.
f. Bases de datos manuales: Son los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.
g. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como el nombre, el número de identificación, la dirección, las imágenes que sobre personas se capturan, la huella dactilar, la afinidad política, la pertenencia a organizaciones sindicales, cosmovisión, formación académica, la condición sexual, entre otros.
h. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
i. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
j. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
k. Datos sensibles: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
l. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de URBAINVEST HOLDING S.A.S. o sus empresas subordinadas.
m. Fuentes accesibles al público: Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos.
n. Habeas data: El derecho fundamental que otorga la facultad al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de datos personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en la posibilidades de divulgación, publicación o cesión de los mismos, conforme a los principios que informan el proceso de administración de bases de datos personales.
o. Información negativa: Es aquella información o reporte que afecta o puede afectar perjudicialmente la imagen o el buen nombre del titular, generándole un juicio de desvalor sobre su titular.
p. Información positiva: Es aquella que refleja una condición que impacta favorablemente la imagen y el buen nombre del titular.
q. Información reservada: Es aquella información exceptuada legalmente de acceso a la ciudadanía por cuanto su divulgación es susceptible de producir daños a derechos de personas naturales o jurídicas o a intereses públicos.
r. Normativa: Hace referencia a la Constitución Política de Colombia, leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, acuerdos, conceptos de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y jurisprudencia.
s. Profesional encargado de la Política de Tratamiento de Datos Personales: Es el profesional designado por el Gerente General de URBAINVEST HOLDING S.A.S. o sus empresas subordinadas, según sea corresponda, para desarrollar las funciones relativas a la implementación y cumplimiento de la presente Política. A falta de designación del profesional encargado de la Política de Tratamiento de Datos Personales dicha función será ejercida por el Gerente General.
t. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
u. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando URBAINVEST HOLDING S.A.S. o sus empresas subordinadas, ubicadas en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
v. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
w. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Título II. Principios

Artículo 5. Principios. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a. Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normativa vigente.
b. Principio de interpretación integral de derechos constitucionales: Los procedimientos y directrices establecidas en esta política se interpretarán en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables;
c. Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales obedecerá a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la ley, las cuales serán informadas al titular.
d. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
e. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
f. Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener por los medios de consulta establecidos en esta política, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
g. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la normativa vigente. Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
h. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
i. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.
j. Principio de temporalidad de la información. La información del titular no será suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para las finalidades con las cuales fue obtenida la información.

Título III. Derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de datos.

Artículo 6. Derechos de los titulares. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con la ley; c. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las normas que rigen la materia, cumpliendo para el efecto con el requisito de procedibilidad consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante URBAINVEST HOLDING S.A.S. o sus empresas subordinadas, según el caso.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 7. Autorización del titular. URBAINVEST HOLDING S.A.S. o sus empresas subordinadas solicitarán, a más tardar en el momento de la recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos y le informará la información personal que será recolectada así como las finalidades las cuales se obtiene el consentimiento.

Para tal efecto, todos los trabajadores de URBAINVEST HOLDING S.A.S. o de sus empresas subordinadas, en especial, los jefes de área (vicepresidentes, gerentes, directores y jefes) y los responsables de cada proceso en el que se requiera hacer tratamiento de datos personales, tienen la obligación de garantizar que previamente al tratamiento de estos se obtenga la autorización del titular de manera libre, expresa e informada, siguiendo los parámetros establecidos por la normativa colombiana y la presente Política.

La autorización del titular puede darse (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización, garantizando en todo caso que esta sea susceptible de posterior consulta. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Parágrafo I. Cada área conservará soporte de la autorización para el tratamiento de datos personales.

Artículo 8. Contenido de la autorización. Cualquier autorización para el tratamiento de datos personales en donde la URBAINVEST HOLDING S.A.S. o sus empresas subordinadas actúen como responsables o encargadas del tratamiento deberá contener por lo menos lo siguiente:
a. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo;
b. El carácter facultativo de la autorización relativa a datos sensibles y de menores de edad;
c. Los derechos que le asisten al titular;
d. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la Empresa.

Artículo 9. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del titular no será necesaria en los casos que establezca la ley y cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Artículo 10. Autorización para el tratamiento de datos sensibles. La autorización para el tratamiento de datos sensibles deberá obtenerse de manera expresa de forma que contenga además de los requisitos del artículo anterior lo siguiente:
a. Informe al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
b. Informe al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

Parágrafo: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

Artículo 11. Aviso de privacidad. El aviso de privacidad es el documento mediante el cual se da a conocer al titular la información relativa a la existencia de la política de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a esta, la finalidad del mismo, los datos de contacto de la Empresa y los canales dispuestos por la misma para que los titulares de la información ejerzan los derechos previstos en la presente política. El aviso de privacidad se encuentra disponible para ser consultado permanentemente en www.urbacolombia.com.

Parágrafo.– La Empresa se reserva el derecho de modificar el aviso de privacidad. En este sentido, cualquier cambio será dado a conocer oportunamente en la página web www.urbacolombia.com.

Artículo 12. Tratamiento de los datos personales. URBAINVEST HOLDING S.A.S. y sus empresas subordinadas realizarán tratamiento consistente en recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, reportar, procesar, emplear, evaluar, analizar, confirmar, actualizar y suprimir, bajo estándares de confidencialidad, seguridad, transparencia, veracidad, temporalidad, acceso y circulación restringida, de conformidad con las disposiciones normativas y en el marco de su objeto social para fines administrativos, operativos, estadísticos, comerciales y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro del mismo.

Artículo 13. Finalidad. Los colaboradores de URBAINVEST HOLDING S.A.S. y de sus empresas subordinadas solamente realizarán tratamiento de datos personales para cumplir con una finalidad legítima relacionada con las responsabilidades a su cargo. Por consiguiente, la recolección de datos personales se limitará a aquellos que son pertinentes, adecuados, necesarios y útiles para el (o los) propósito (s) para el (los) cual (es) son recolectados o requeridos de conformidad con el aviso de privacidad.

Título IV. Deberes y obligaciones.

Artículo 14. Deberes para el tratamiento de información. URBAINVEST HOLDING S.A.S. y sus empresas subordinadas, como responsables o encargadas del tratamiento cumplirán con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada;
d. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado o que se dará a sus datos;
e. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
f. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
g. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
h. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
i. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando este sea formulado por parte del titular de la información o “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
j. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
k. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están legitimadas para acceder a ella;

Artículo 15. Deberes frente a los encargados del tratamiento. En los casos en que URBAINVEST HOLDING S.A.S. o sus empresas subordinadas como responsables del tratamiento suministren a un encargado información personal lo hará atendiendo los siguientes deberes:
a. Suministrar, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado;
b. Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
c. Exigir en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
d. Exigir el cumplimiento de las disposiciones previstas en la ley y en la presente política.
e. Informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Artículo 16. Deberes de los encargados del tratamiento. Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones normativas que rijan su actividad:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la normativa sobre la materia;
d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la normativa;
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
g. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la normativa;
h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En los casos en que concurran en URBAINVEST HOLDING S.A.S. o de sus empresas subordinadas las calidades de responsable encargado del tratamiento, se cumplirán los deberes previstos para cada uno.

Artículo 17. Obligaciones de las áreas. Para el cumplimiento estricto de la normativa sobre protección de datos personales, cada área de URBAINVEST HOLDING S.A.S. y de sus empresas subordinadas:
1. Deberá garantizar que no se implementarán bases de datos o archivos que contengan únicamente información negativa o adversa.
2. Deberá dar a conocer al titular de la información el contenido del aviso de privacidad antes de tomar la autorización, para garantizar que conozca todas las finalidades de la información.
3. Debe adoptar todas las medidas que impidan el acceso no autorizado a terceros, para proteger la información, evitando su manipulación, alteración o supresión y tener en cuenta que la información personal recopilada en bases de datos o archivos es de circulación restringida, por lo cual, por regla general, solamente se divulgará a terceros autorizados por el titular de acuerdo a las finalidades autorizadas o a legitimados para solicitar tal información.

Artículo 18. Obligaciones de los oferentes y contratistas. Todos los oferentes y contratistas de URBAINVEST HOLDING S.A.S. y de sus empresas subordinadas garantizarán que cualquier información personal de la cual sean responsables y que deban ser suministradas a URBAINVEST HOLDING S.A.S. o a sus empresas subordinadas con ocasión de la presentación de la oferta o del contrato, es objeto de debido tratamiento de conformidad con la normativa sobre protección de datos personales y cuenta con autorización previa, consentida y susceptible de posterior consulta.

Título V Procedimiento para la recepción y resolución de consultas y reclamos.

Artículo 19. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular. Los derechos del titular, podrán ejercerse por las siguientes personas:
1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Parágrafo I. El titular, sus causahabientes o el legitimado deberán anexar con la consulta o reclamo copia de su documento de identidad y los demás que considere necesarios para sustentar su requerimiento.

Parágrafo II. Si la consulta o reclamo se refiere a un titular fallecido, el cónyuge, compañero permanente y/o causahabientes, deben presentar la solicitud, anexando copia auténtica del registro civil de defunción del titular de la información y copia auténtica del registro civil que acredite el parentesco (de matrimonio, de nacimiento, etc.) o declaración extra juicio en casos de unión marital de hecho.

Artículo 20. Consultas. El legitimado al efecto realizará las consultas a través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en la que: i) determine su identidad (nombre completo y número de identificación personal); ii) precise de manera clara, específica, detallada y fundamentada el objeto de la consulta; iii) establezca y acredite el interés legítimo con el que actúa, anexando siempre los soportes del caso, por ejemplo, poder con nota de reconocimiento de contenido y firma ante notario público e, iv) informe dirección física y/o electrónica para recibir comunicaciones.

Parágrafo: La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular, de forma que la misma sea de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y corresponda en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Artículo 21. Reclamos. El titular, sus causahabientes u otra persona con un interés legítimo podrán presentar un reclamo por escrito o por medio de correo electrónico ante el área responsable, el cual contendrá: i) la determinación de la identidad (nombre completo y número de identificación personal; ii) una precisión clara, específica, detallada y fundamentada del objeto del reclamo; iii) la manifestación del interés legítimo con el que actúa así como su acreditación, anexando siempre los soportes del caso, por ejemplo, poder con nota de reconocimiento de contenido y firma ante notario público y, iv) la dirección física y/o electrónica para recibir comunicaciones.

Artículo 22. Corrección o actualización de datos personales del titular. El reclamo consistente en la corrección de datos personales deberá contener además de los requisitos establecidos en el artículo anterior, la especificación de las correcciones a realizar y acompañarse de la documentación que avale su petición.

Artículo 23. Revocatoria parcial o total de la autorización del tratamiento. Los titulares de datos personales tienen derecho a revocar la autorización cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, lo cual procederá en aquellos casos en los que presentada la solicitud la Empresa así lo determina o en los cuales, la autoridad de protección de datos personales lo ordene. Por su parte, revocada la autorización la Empresa procederá a eliminar de las bases de datos respectivas las informaciones en ellas contenidas.

Artículo 24. Supresión de datos personales. Los titulares de datos personales tienen derecho a la supresión de los mismos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. El reclamo consistente en la solicitud de supresión de datos personales deberá contener además de los requisitos establecidos en el artículo 21 de esta política, la identificación de los datos cuya supresión se pretende y procederá en aquellos casos en los que la Empresa así lo determine o en los cuales la autoridad de protección de datos personales lo ordene.

Artículo 25. Improcedencia de la solicitud de supresión de los datos o revocatoria de la autorización. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Artículo 26. Datos del responsable del tratamiento. Las consultas y reclamos para el ejercicio de los derechos previstos en la ley y en esta política deberán dirigirse al correo electrónico info@urbacolombia.com o en físico a la oficina ubicadaen la Calle 50 No. 28-25 Oficina 301, teléfono +(57) 7 696 0662 en Bucaramanga, Santander.

Artículo 27. Procedimiento para atender consultas. Cuando se presente una consulta, se actuará así:
i) El profesional encargado de la política de protección de datos personales revisará, dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción, que la consulta se haya presentado por el titular de la información o quien esté legitimado para ello con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 19 de esta política.
ii) Si la consulta no cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 19 y 20 de esta política, esta no se atenderá y se informarán los motivos al remitente
iii) Si la consulta cumple con los requisitos establecidos en los artículos 19 y 20 de esta política, se analizará el objeto de la misma para determinar si se requiere el suministro de información y/o apoyo de otra área de la Empresa. De ser así, el profesional encargado de la política de protección de datos personales remitirá por correo electrónico la consulta al jefe de la respectiva área para que, en el término de dos (2) días hábiles a partir del recibo, se pronuncie de fondo y, si es del caso, allegue la documentación pertinente para atender la consulta.
iv) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 28. Procedimiento para atender reclamos. Cuando se presente un reclamo, se actuará así:
i) El profesional encargado de la política de protección de datos personales revisará, dentro de los dos días hábiles siguientes que el reclamo se haya presentado por el titular de la información o quien esté legitimado para ello con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 21 de esta política.
ii) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
iii) En caso de que la Empresa no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.
iv) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
v) Se analizará el objeto del reclamo para determinar si se requiere el suministro de información y/o apoyo de otra área de la Empresa. De ser así, el profesional encargado de la política de protección de datos personales remitirá por correo electrónico el reclamo al jefe de la respectiva área para que, en el término de dos hábiles a partir del recibo, se pronuncie de fondo y, si es del caso, allegue la documentación pertinente para atender la consulta.
vi) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Título VI. Disposiciones finales

Artículo 29. Verificación de cumplimiento. El área de Auditoría Interna verificará el cumplimiento estricto de esta Política en todas las auditorías que realice e informará el resultado de las mismas a la Gerencia General.

Artículo 30. Inducción y reinducción. El responsable de recursos humanos, incluirá como punto del programa de cada inducción y reinducción la presente Política de Tratamiento de Datos personales.

Artículo 31. Transferencia y transmisión internacional de datos. Habido que URBAINVEST HOLDING S.A.S. y sus empresas subordinadas tienen vínculos permanentes con empresas ubicadas en España, podrán efectuar transferencia y transmisión de datos personales a personas o empresas ubicadas en dicho país, el cual ha sido declarado como nación que ofrece un nivel adecuado de protección de datos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 32. Confirmación de referencias. Solamente el responsable de recursos humanos es la persona autorizada para confirmar referencias laborales. Para tal efecto, el titular de la información deberá comunicar a través de medio escrito o correo electrónico a dicha área, la entidad que se contactará a confirmar las referencias y autorizará proceder en tal sentido. Parágrafo. La confirmación de referencias se realizará sobre información positiva y nunca sobre datos negativos o adversos al titular.

Artículo 33. Integración. Hace parte integral de esta Política el aviso de privacidad.

Artículo 34. Vigencia. La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha de su aprobación por la Asamblea General de Accionistas de URBAINVEST HOLDING S.A.S.